第一章  总  则

第一条  为进一步规范学校经济秩序，明确经济责任，加强财务管理，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国会计法》《政府会计制度》《行政事业单位内部控制规范〈试行〉》等法律法规规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二章  票据要求  

第二条  本办法所涉财务报销对象为原始票据（以下简称票据），其来源必须合法，其内容必须真实、完整、合规。对记载不真实、不准确、不完整、不合法的票据，计划财经部审核人员有权不予受理。

第三条  外部原始凭证

（一）票据印章要求

1.发票：必须印有税务机关统一发票监制章，并加盖发票使用单位发票专用章或财务专用章。

2.结算票据：必须印有财政机关统一票据监制章，并加盖票据使用单位财务专用章。

（二）票据内容要求

1、所开票据须注明接受单位的名称（山西科技学院）、事业单位法人编码、填制日期、经济业务内容、计量单位、数量、单价、金额和填制人。

2、发票必须加盖清晰的发票专用章。

3、票据金额的大写与小写数额应相符。

4、所附明细表必须由开票系统开出并加盖发票专用章。

5、票据不得人为涂改、挖补。

6、票据有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处应加盖开出单位的财务专用章。

7、复印件原则上不得作为报销凭证。原票据如果遗失，应当取得原开票单位盖有财务公章的票据复印件，附情况说明，由单位（部门）负责人、计划财经部负责人及分管部门校领导批准同意后，方能代作原始凭证。

8、境外原始票据为外文的，应翻译成中文并加盖部门公章，同时附发票取得时的汇率兑换单，计划财经部将根据换算成人民币的金额予以报销。

第四条  内部自制凭证

1、劳酬性原始凭证，必须按计划财经部规定的统一格式填制。人员支出必须据实列支，不得预提、虚列支出。

2、办理领款和交款须填写领款单和交款单，并由领款人和交款人本人签字，经出纳人员审核签字、加盖现金付（收）讫章后办理。

3、经手人办理借款时必须据实填写山西科技学院借款单（一式三联）。填写内容必须真实、完整，包括借款的日期、事由、金额、经手人签字等，同时根据经费审批权限经有关负责人签批后方可办理。按照《公务卡管理实施细则》的有关规定，日常零星支出应使用公务卡支付，一般不办理借款；其它支出可采取网上银行、转账支票、电汇等非现金结算方式办理资金支付。

4、由报账员填写的所有报销单据（如借款单、报销整理单、内部转账单等）一律用碳素笔或钢笔填写，不得用圆珠笔填写。上述单据必须由相关责任人（部门负责人、经手人、借款人等）签字确认。

第三章  报销手续和要求

第五条  财务报销必须按会计基础规范和有关报账要求办理。报账人按照经费类别和经费内容填制《山西科技学院经费审批单》，并在报销单上注明支出的用途和经费列支渠道。并将原始票据按业务类别整齐地粘贴在“粘贴单”上，填明单据张数、类别和金额。计划财经部依据国家财经法规和学校有关规章制度，对各类开支按规定的标准和开支渠道予以核报。

第六条  费用票据粘贴单、差旅费报销单、领款单、借款单、实物验收单等报销单据上必须由负责人、经办人、验收人、借款人、领款人等本人签字，严禁代签和涂改。为规范财务报销管理，各部门及二级学院原则上应设立一位财务报销员，主要负责日常报账、财务事项联系，宣传解释有关财务规范、报账流程等财务事宜。报销人员原则上是学校在职员工，各科研项目的报销应指定相对固定的财务报销经办人。

第七条  递交计划财经部审核的各类单据所填写的金额原则上不得涂改。如需修改，应先在错误的文字或数字上划一条红线表示注销，划线时必须使原有字迹仍可辨认，然后将正确的文字或数字用蓝字写在划线处的上方，并由更改人在更正处签名或由审核人员在更正处盖章，以明确责任。

第八条  为明确责任，报销的票据必须由业务经办人本人签字确认。

根据支出的经济内容、类别的不同，应按下列要求办理报销：

（一）凡购买实物的票据，均应有验收证明及验收人签字。

1、购买图书资料的单据须注明书籍名称，经图书馆资料员登记验收并签章。

2、购买货物类票据上应注明商品名称、数量、单价、金额，如票面上未能载明名称、数量等内容，应由开票单位提供税控系统打印出来的所购物品明细清单，并加盖开票单位的发票专用章。

3、网上购买货物的，除提供正式发票和付款凭据外，在报销时还须提供网上交易明细清单，无明细清单的，原则上不予报销。

（二）差旅费报销按照《山西科技学院差旅费管理办法》办理。公务出差实行审批制度，出差应经相关领导批准，并填写《山西科技学院公务出差审批单》，作为报销附件。参加各类会议、培训、进修的，报销时需附会议通知或培训、进修通知（文件）。

（三）学生实习经费应按相关性原则支出，包括与学生实习相关的交通费、住宿费、参观费、实习管理费等，报销时附《学生实习申请表》，经部门负责人审批后，办理财务报销手续。

（四）各种外部加工项目的维修、安装等工程（劳务）费用的发票在报销时，应附有加工清单或工程决算单。

（五）购买大宗材料物资、批量元器件、购买服务等，按照招投标管理的有关规定和山西省政府集中采购目录及采购限额标准，应进行招标采购的，必须由学校招标管理部门统一管理，进行招标采购，报销时附中标通知书、合同、验收单。

（六）各部门及二级学院所购置的办公家具、仪器设备，以及外协加工、修缮工程等按照国有资产管理部门的相关规定程序办理；凡达到固定资产管理标准的，应先行到国有资产管理部门办理固定资产登记验收手续，持固定资产验收手续、合同、采购审批手续及发票，履行相关审批手续到计划财经部办理报销业务。

（七）实行监理制的基本建设项目经费开支须经项目总监审查签字；工程项目竣工决算以审计报告书作为结算依据。

（八）人员费用的发放与领取。涉及人员方面的支出，原则上应通过网上银行办理支付。

1、学校教职工工资按照人力资源部提供的工资数据通过财政工资统发系统统一发放。

2、因人事工资变动，涉及人员起薪、停薪和工资调整等事项，由人力资源部开出变动通知，经人力资源部负责人审核签字及分管人事、财务校领导签批后办理相关手续。

3、教职工的校内奖励性绩效、代课酬金、科研教学奖、临时工资和学生奖（助）学金等，由相关管理部门（人力资源部、教务部、学生工作部等）提出发放请示报告和明细表，由部门负责人签字，经分管部门校领导和分管财务校领导签批后发放。

人员支出必须据实列支，不得预提、虚列支出。

4、各部门及二级学院根据业务需要支付专家讲座费、咨询费、评审费等计酬不计量酬金的，应附发放情况说明（包括事由、时间、发放标准、计算依据等）。按授权审批程序经部门负责人和分管部门校领导签批后发放。

严禁虚列、伪造名单，虚报冒领人员经费。

5、临时工工资，由用人部门提供发放明细表，部门负责人签字，经人力资源部审核，报分管部门校领导签批后，到计划财经部办理相关手续。

6、已故教职工抚恤金、丧葬费的发放，由人力资源部通知计划财经部并附领取人的有关材料，领取人及经办人持有效身份证明到计划财经部办理。

第九条  各类票据应保持其时效性，当年发生的经济业务（以取得的原始凭证上的日期为准），原则上当年报销；当年第四季取得的报销凭据，可延长至次年3月31日报销；科研项目费用的报销，应在项目任务期内报销。

第四章  经费分级审批

第十条  各部门、二级学院及科研项目负责人，作为部门经费及项目管理的第一责任人，依据国家相关财经法规制度使用部门经费，并对所管理经济事项的真实性、合法性、合规性负责。

第十一条  学校的预算经费审批根据报销金额大小实行分级审批制度，办理报销时须经部门（二级学院）负责人审批。

其中：（一）各部门（二级学院）1万元以下（含1万元）的预算经费开支，由各部门（二级学院）的负责人审签后办理。

（二）各部门（二级学院）1万元以上5万元以下（含5万元）的预算经费开支，由各部门（二级学院）的负责人审批后，经分管业务的校领导审签后办理。

（三）各部门（二级学院）5万元以上20万元以下（含20万元）的预算经费开支，由各部门（二级学院）的负责人审批后，须经分管业务的校领导、分管财务的校领导联签审批后办理。

（四）各部门（二级学院）20万元以上的预算经费开支，由各部门（二级学院）的负责人审批后，须经分管业务的校领导、分管财务的校领导和校长联签审批后办理。

第十二条  各类专项项目资金、代管项目资金的审批，有文件规定的按照文件规定执行，没有文件规定的按照归口管理部门的审批权限审批。

第十三条  公务接待费用的审批，在符合学校规定标准，履行正常审批的前提下，单张票据在3000元以上的开支，需经分管业务的校领导审批。

第十四条  为强化经济责任，各部门及二级学院负责人及报销审批人需在计划财经部预留签字字样，如部门及二级学院负责人更换或授权给其他人审批，应及时向计划财经部报送新的签字字样。

第五章  资金支付规定

第十五条  为严格执行国家和学校关于公务卡结算的有关规定，各类经济业务原则上均采用公务卡支付或转账结算支付。因特殊情况，发生未采用公务卡支付或转账结算支付的业务事项，报销时须提供情况说明，并需由单位负责人审核确认。校内各单位之间办理的各项经济业务，严格实行内部转账结算（填制内部转账单），按本办法规定的报销审批程序流程，经会计人员审核后办理转账结算。涉及个人的现金报销业务均通过网上银行转账至个人银行账户。

第十六条  各类退款的办理。学生退费按《山西科技学院收费管理办法》中的有关规定办理。其它退费由业务管理部门审核，出具退费情况说明，并签署审批意见，凭原缴款发票联或相关缴费凭据到计划财经部按规定程序办理。

第十七条  学校办学过程中发生的人员支出，应严格按照税法规定代扣个人所得税。各部门办理人员支出业务，应按人员的不同类别（不同人员适用所得税率不同）分列，并通过“自然人电子税务局”计税后，办理财务报销。

第十八条  校内预算部门之间根据业务需要发生的资金往来，可通过内部转账结算（填制内部转账单），按本办法规定的报销审批程序流程，经计划财经部负责人审核后办理转账结算。

第十九条  学校各预算部门和项目负责人，应按“一事一报”的原则，分类审核报销事项，及时办理财务报销，保证经费支出的及时性、规范性和完整性。

第二十条  各部门及二级学院10万元以上的经费开支，作为学校的大额经济事项，要在每月25日前向计划财经部报送资金支付计划。

第六章  附  则

第二十一条  学校财务、审计、纪检监察部门应加强对各单位、各部门经费使用的检查监督，发现违规违法行为，依法依纪追究相关人员的责任。

第二十二条  法律法规和政策另有规定的，从其规定。

第二十三条  本办法由计划财经部负责解释。

第二十四条  本办法自2024年3月14日起施行。